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enero 2019

¿Cómo elegir el Hardware para tu punto de venta?

Un sistema de punto de venta (POS) es más que una elegante caja registradora.

Además de verificar a los clientes y registrar los datos de ventas, se convierte en el centro de tu negocio, ya que reúne información sobre tus ventas, inventario, clientes y empleados, para que puedas administrar tu negocio de manera más eficiente.

 

Características de un Sistema de Punto de Venta

Hay multiplicidad de sistemas de punto de venta en el mercado, es abrumador revisarlos para encontrar la mejor solución para tu negocio.

Además de buscar un sistema que tenga las características que necesitas, también debes considerar factores como los contratos de servicio, el procesamiento de pagos y las opciones de hardware, y sus términos y costos asociados, ya que pueden afectar tu satisfacción con tu sistema POS.

Muchos sistemas de POS se ejecutan en tabletas, una opción que es cada vez más popular entre los propietarios de pequeñas empresas porque son menos costosas y más fáciles de configurar y usar que sus contrapartes de la vieja escuela.

La mayoría de los nuevos sistemas de punto de venta también almacenan datos en la nube, lo que te brinda la comodidad de acceder a herramientas de back office mediante una aplicación o el navegador de tu teléfono o computadora de tu hogar cuando no estás en tu negocio.

Las características que facilitan la gestión de tu negocio específico son clave.

Además de ofrecer ventas y aceptar pagos, tu deseas un sistema que agilice los procesos relacionados, como el inventario y la administración de clientes.

Ten en cuenta que las características varían ampliamente entre los sistemas y, a menudo, incluso entre los niveles de servicio ofrecidos por cada compañía.

 

Hardware confiable

El hardware de POS es uno de los componentes principales necesarios para completar tu solución POS.

Al optar por un proveedor de software de POS que ofrece hardware propietario y de código abierto, te ofrece la mayor libertad y flexibilidad, lo que a la larga da como resultado la mayor inversión posible.

Decidir qué opción de hardware de POS es mejor para tu negocio se reduce a tus necesidades comerciales que son únicas.

El hardware POS exclusivo está diseñado para funcionar solo con software específico del proveedor, lo que generalmente permite una funcionalidad más confiable.

Sin embargo, si eres un comerciante que valora la posibilidad de personalizar tu configuración de POS, una solución patentada puede ser una limitante, ya que generalmente solo es compatible con productos y equipos creados por la misma empresa o fabricante.

Dependiendo de los requisitos de hardware de tu sistema POS, con el hardware POS de código abierto, es posible que puedas usar tu propia tableta o algunos equipos POS comprados previamente a través de un proveedor externo.

Esto puede incluir impresoras de recibos, cajones de efectivo, escáneres de códigos de barras y otro hardware periférico que puedas tener alrededor.

Lo mejor de elegir una compañía de punto de venta que ofrece ambos tipos de hardware es que siempre tienes múltiples opciones para encontrar el hardware adecuado que se adapte a tu configuración empresarial única.

Independientemente de la opción que elijas, tu hardware POS debe ser funcional y duradero.

 

Solución basada en la nube

Una solución de software POS basada en la nube es, por su propia naturaleza, de diseño flexible.

Como resultado, los proveedores de POS que ofrecen tecnología basada en la nube tienden a mejorar el producto de manera continua, a menudo sin costo adicional para el comerciante.

Con la tecnología que evoluciona a un ritmo vertiginoso, la adopción de la tecnología de punto de venta basada en la nube garantizando que el sistema que elija hoy no se vuelva obsoleto en el futuro.

Un beneficio adicional del software POS basado en la nube es que elimina la necesidad de actualizaciones costosas y minimiza los riesgos de seguridad tradicionalmente asociados con los sistemas cliente-servidor.

La ventaja de utilizar un sistema que proporciona actualizaciones continuas de la versión de software por parte del proveedor es que puedes acceder fácilmente a las últimas funciones y requisitos de seguridad de forma gratuita.

Los sistemas basados ​​en la nube tienen varias ventajas, incluidos los costos iniciales más bajos, ya que pagas una tarifa mensual en lugar de comprar una licencia de software.

Estos sistemas también ofrecen acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento a las herramientas de gestión e informes de back office.

Sin embargo, la mayoría de los sistemas son específicos de la plataforma y funcionan en iPads o tabletas Android, pero no en ambos.

Si ya tienes tabletas que planeas usar con el sistema, verifica la compatibilidad antes de registrarte.

 

Gestión remota de negocios

La grabación de datos de ventas e inventario es un hecho, pero tener esa información accesible donde y cuando lo desees es un verdadero cambio de juego.

Debido a que los sistemas de punto de venta tradicionales requieren que ejecutes informes desde una terminal en la tienda, tu capacidad para tomar decisiones comerciales basadas en datos se limita a la ubicación de tu empresa.

La llegada del punto de venta basado en la nube significa que ahora se puede acceder a las operaciones desde cualquier navegador web, incluso si estás en la mitad del mundo de vacaciones.

Además, los sistemas de punto de venta más convenientes y con más avances tecnológicos incluirán aplicaciones móviles que permitirán a los propietarios de negocios ver datos de ventas en tiempo real.

 

Informes detallados de ventas

Si bien todos los sistemas de punto de venta proporcionan a los propietarios de pequeñas empresas datos de ventas hasta cierto punto, puede haber una variación considerable en la forma en que se presentan esos datos y en lo fácil que es acceder a ellos.

El acceso a informes claros y concisos en tiempo real es vital.

Tu punto de venta debe ser capaz de generar informes de ventas detallados que identifiquen no solo tus artículos y categorías más vendidos, sino que también muestren costos y márgenes para que puedas medir la efectividad de tus precios.

Insiste en un sistema de punto de venta que pueda realizar un seguimiento de las ventas por departamento, artículo y hora, de modo que puedas ajustar las horas de personal en consecuencia y asignar espacio de planta de manera más eficiente.

Si bien los informes detallados y exportables son útiles para fines contables, como propietario o administrador, es posible que prefieras utilizar los informes y gráficos en pantalla fáciles de comprender.

 

Pagos seguros

Cualquier sistema que permita pagos viene con cierto nivel de riesgo.

La seguridad de los datos debe estar entre los factores en los que debes pensar al elegir tu sistema POS.

Por lo tanto, al considerar tus opciones, asegúrate de consultar los últimos estándares y regulaciones de la industria.

Además, tu sistema de punto de venta nunca debe almacenar los números de tarjetas de crédito o información confidencial de tus clientes.

Funciones POS avanzadas

En la era digital de hoy, la falta de eficiencia puede hacer o deshacer tu negocio.

Esta es la razón por la cual la tecnología minorista arcaica como la caja registradora tradicional está en vías de desaparecer.

A medida que tu negocio crezca, también lo harán las demandas de tu sistema POS.

Una vez que hayas superado los requisitos esenciales del software POS, como informes de ventas, análisis y gestión de inventario, querrás consultar sobre características y servicios adicionales destinados a respaldar tu crecimiento.

Esto incluye la capacidad de agregar y eliminar registros con facilidad, comercio electrónico, gestión de clientes, marketing por correo electrónico, contabilidad integrada, tarjetas de regalo y programas de fidelización de clientes.

También querrás considerar cuánta funcionalidad específica de negocio necesitas para tu negocio y si el software está diseñado o no para satisfacer esas necesidades.

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Pasos de seguridad en Microsoft 365 que las PYMES deben de saber

A medida que más y más empresas se mudan a la nube, la idea errónea de que la nube no es segura está desapareciendo lentamente.

Los propietarios de negocios entienden que las empresas de la nube como Microsoft y Google tienen más recursos dedicados a la seguridad.

Pero depende de ti hacer tu propio entorno seguro.

Si eres un usuario de Office 365, hay muchas aplicaciones y funciones en Office 365, para ayudarte a hacerlo.

Estas son las características y complementos de seguridad favoritos de Office 365.

Puedes usar todo esto en tu propia organización.

Ten en cuenta que las características varían según el plan, por lo que es posible que algunas de ellas no estén disponibles en tu suscripción actual.

 

Autenticación multifactor en Microsoft 365

La autenticación multifactor (MFA) agrega una capa de protección al proceso de inicio de sesión.

Por lo general, solo usa una forma de verificar quién es, quién dice que es, a través de una contraseña, para iniciar sesión en la mayoría de los servicios, incluido Office 365.

MFA utiliza más de una manera.

Hay dos opciones para MFA para usuarios de Office 365: Office 365 viene con una opción básica, incorporada, que funcionará bien para muchas compañías.

Te brinda la capacidad de activar a nivel de usuario y varias opciones diferentes para el segundo método de verificación.

Las empresas que desean un mayor control, o que necesitan cumplir con requisitos de cumplimiento específicos pueden estar mejor con la otra opción: Autenticación multifactor de Azure (este es un complemento, por lo que habrá un costo adicional).

 

Gestión de dispositivos móviles en Microsoft 365

La gestión de dispositivos móviles (MDM) no se trata de espiar a tus empleados, sino de controlar el acceso a los datos de tu empresa.

Independientemente de si tu empresa tiene una política de traer tu propio dispositivo (BYOD), es probable que tus empleados accedan a los datos de la empresa con sus teléfonos y tabletas.

Puede ser que el teléfono se pierda o es robado, ¿entonces qué?

MDM es otra característica con múltiples opciones, dependiendo del nivel de control que necesites.

El MDM incorporado para Office 365 es una buena opción y funciona bien para las empresas donde los empleados solo tendrán acceso al correo electrónico a través de los dispositivos móviles emitidos por la empresa.

Si necesitas más control, o si tus empleados accederán a más aplicaciones que solo correo electrónico o usarán sus propios dispositivos, puedes usar Microsoft Intune (este es un complemento, por lo que habrá un costo adicional).

Esto te dará mucho más control sobre cómo se usan los datos corporativos en dispositivos móviles (por ejemplo, puedes restringir la capacidad de copiar datos de una aplicación administrada a otra aplicación no administrada).

Protección avanzada contra amenazas en Microsoft 365

Una de las formas más populares de ciberdelito en este momento es el ransomware, que se transmite casi por completo a través de enlaces maliciosos y archivos adjuntos en los correos electrónicos.

Se están volviendo cada vez más sofisticados y realistas, lo que los hace más difíciles de detectar, especialmente para los empleados que no están capacitados en lo que deben buscar.

La protección avanzada contra amenazas ayuda a detener estos enlaces y archivos adjuntos maliciosos antes de que lleguen a tu bandeja de entrada.

Abre los archivos adjuntos y los enlaces en un entorno virtual (completamente separado de su entorno) y comprueba si hay actividad maliciosa antes de que el correo electrónico llegue a tu bandeja de entrada.

La protección avanzada contra amenazas es un complemento y está disponible para la mayoría de las licencias de Office 365.

También está incluido en Office 365 Enterprise E5.

 

Correo electrónico cifrado + prevención de pérdida de datos

Las compañías que manejan información confidencial como información de tarjetas de crédito, números de seguro social y / o registros de salud deben evitar que esta información se filtre fuera de la organización.

Aquí es donde puede servir el correo electrónico cifrado y la prevención de pérdida de datos.

El correo electrónico cifrado básicamente garantiza que nadie más que el destinatario previsto pueda abrir y leer los correos electrónicos que envíe.

Esto generalmente se requiere para que las empresas cumplan con las necesidades regulatorias como HIPAA (La Ley de confiabilidad de datos para seguro médico).

La prevención de pérdida de datos (DLP) garantiza que la información confidencial no se envíe fuera de tu organización (se aplica a más que solo correo electrónico, también incluye SharePoint Online y OneDrive para empresas y programas de Office como Excel y Word).

Las políticas de DLP supervisan tu entorno en busca de datos confidenciales y evitan que los usuarios envíen esa información fuera de tu organización.

Ya hay plantillas configuradas para adaptarse a la mayoría de las principales necesidades normativas y de cumplimiento (como HIPAA).

También puedes crear y personalizar las políticas de DLP para adaptarse a tus necesidades específicas.

Puedes personalizar las reglas para que se ajusten a todo, desde la ubicación de los datos, el tipo de información.

Por ejemplo: tipo de información y en qué contexto se está utilizando con la acción tomada: bloquear el contenido, completamente o enviar una notificación.

El correo electrónico cifrado y la prevención de pérdida de datos están disponibles en los planes Office 365 ProPlus y Office 365 E3 y superiores.

También se puede agregar como parte de Azure Information Protection.

 

Protección de la identidad de Azure

Saber que tu cuenta ha sido comprometida puede ser casi imposible hasta que es demasiado tarde.

Por lo general, no lo descubres hasta que el pirata informático ya ha ingresado en tu sistema y ha tomado algún tipo de acción.

Azure Identity Protection puede detectar esto, y ayudar a evitar que el pirata informático entre realmente.

Azure Identity Protection utiliza el aprendizaje automático para comprender cómo trabajas y marcar la actividad inusual.

Por ejemplo, aprenderá dónde y cuándo sueles iniciar sesión, por lo que si inicias sesión desde un lugar y hora inusuales, puede marcarlo.

También detectará múltiples inicios de sesión en un corto período de tiempo desde múltiples ubicaciones (como tu oficina y un pirata informático en otro país).

Si se detecta actividad sospechosa, hay pasos que esta herramienta puede seguir para mantener al hacker fuera.

Puede forzar al usuario a realizar una autenticación de múltiples factores para verificar tu identidad o detener el inicio de sesión por completo.

Azure Identity Protection está disponible en Azure Active Directory Premium P2 Edition y funciona con Office 365 y Azure.

También puedes obtener una versión ligera de esto con Azure Information Protection (disponible como parte de Microsoft Enterprise Mobility + Security o como un complemento independiente)

 

Gestión de la identidad privilegiada

Al igual que con cualquier sistema, en Office 365, debes intentar limitar el número de usuarios con privilegios de administrador.

Las consecuencias de esta violación de las cuentas suelen ser mucho peores que la violación de una cuenta de usuario regular.

Pero a menudo hay usuarios que necesitan privilegios de administrador para alguna tarea, pero no necesariamente necesitan privilegios de administrador todo el tiempo.

Ahí es donde entra en juego Privileged Identity Management .

Te brinda la posibilidad de asignar usuarios como lo que básicamente es un administrador temporal (administradores «justo a tiempo»).

Funciona al marcar a los usuarios específicos como «administradores elegibles, que pueden solicitar privilegios de administrador cuando sea necesario.

La solicitud es personalizable, por lo que puede controlar cuánto tiempo tendrán acceso a los privilegios de administrador y qué información deben proporcionar (como por qué necesitan acceso de administrador) antes de que se active.

Privileged Identity Management funciona con Office 365 y otras aplicaciones de nube de Microsoft (incluido Intune, mencionado anteriormente) es un complemento y está disponible en el plan Azure Active Directory Premium P2.

Obtener una prueba de tu entorno de seguridad

¿Quieres saber cómo te encuentras con la seguridad en Office 365? El puntaje seguro es una nueva característica de Office 365 que te dice exactamente cómo lo estás haciendo con la seguridad.

Revisa todo tu entorno de seguridad y te otorga una puntuación basada en las características de seguridad que estás usando.

Para ayudarte a mejorar, te proporciona una lista de tareas de exactamente lo que necesitas hacer para mejorar tu puntaje.

Ten en cuenta que solo se refiere a la seguridad de Office 365, no a la configuración completa de ciberseguridad.

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